Lắp đặt & Setup thiết bị phòng họp trực tuyến CHUYÊN NGHIỆP

Phòng họp trực tuyến cần có những thiết bị gì? Cách setup như thế nào sao cho hiệu quả? Giá như thế nào? Đây là một số thắc mắc của khách hàng gửi đến Khang Phú Đạt Audio. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết giúp bạn. Cùng theo dõi nhé!

Mô hình phòng họp trực tuyến là gì?

“Phòng họp trực tuyến”, “phòng họp online”, “họp trực tuyến zoom“,… là những cụm từ được tìm kiếm khá nhiều trên các trang mạng. Điều này chứng tỏ là có rất nhiều người quan tâm đến hệ thống họp trực tuyến. Vậy hệ thống họp trực tuyến là gì?

Phòng họp trực tuyến là mô hình hội họp thông qua video từ các thiết bị như máy tính, điện thoại thông minh,… giữa hai hay nhiều người được thực hiện ở các địa điểm khác nhau. Những thiết bị này được kết nối thông qua mạng Internet để truyền dữ liệu video và âm thanh để người dùng có thể giao tiếp được với nhau. Đây được đánh giá là mô hình cao cấp nhất của phòng họp hiện nay. Nó giúp các thành viên có thể trao đổi trực tiếp để giải quyết, bàn bạc các vấn đề dù ở khoảng cách địa lý rất xa. Các tổ chức, doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh, công ty con ở nhiều tính thành thì việc thiết kế hệ thống họp trực tuyến là vô cùng cần thiết. Vừa giúp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí đi lại vừa đem đến hiệu quả công việc.

Ưu và nhược điểm của hệ thống họp online

Ưu điểm

Tiết liệm thời gian, chi phí đi lại, ngân sách hoạt động của công ty
Nhờ có hệ thống hội họp trực tuyến và các dữ liệu, bài thuyết trình, video được chia sẻ cùng một lức giữa các điểm cầu.
Tăng năng suất của công việc một cách tối đa.
Tiếp nhận, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác. đảm bảo nội dung liên lạc, chất lượng âm thanh, hình ảnh phòng họp trực tuyến rõ nét.
Tính năng bảo mật vượt trội, ổn định, có thể lưu trữ được toàn bộ nội dung của cuộc họp
Hỗ trợ doanh nghiệp phản hồi thông tin đến đối tác, khách hàng nhanh chóng, chính xác.

Nhược điểm

Chi phí để đầu tư khá cao
Vì là những thiết bị hiện đại, đa dạng tính năng nên khi gặp sự cố cần phải nhờ đến kỹ thuật viên có trình độ cao

Ứng dụng của hệ thống họp trực tuyến

Lĩnh vực kinh doanh: Bàn bạc chiến lược kinh doanh của công ty, đào tạo nhân viên từ ca, hướng dẫn chỉ đạo công tác,…
Lĩnh vực giáo dục: Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ, năng cao hiệu quả đào tạo trực tuyến từ xa,…
Lĩnh vực y tế: Các buổi trao đổi kinh nghiệm, hội thảo với các bác sĩ nước ngoài, giúp hội chuẩn, chỉ đạo phẫu thuật, thực hiện hoạt động chăm sóc y tế từ xa,…
Lĩnh vực chính trì: Giúp các cơ quan nhà nước, chính phủ tiếp xúc với công dân giao tiếp với nhau hiệu quả, thuận tiện hơn
Lĩnh vực nghệ thuật, điện ảnh: Thực hiện các khóa học đào tạo diễn viên ngắn hàng, hoặc đào tạo đạo diễn theo quốc tế,…

Ngoài ra thiết bị họp trực tuyển còn được ứng dụng rộng rãi ở nhiều lĩnh vực khác nữa với nhu cầu giao tiếp trực tiếp theo thời gian thực hay cần trao đổi thông tin qua âm thanh, hình ảnh,…

Các giải pháp phòng họp trực tuyến

Phòng họp online bằng hệ thống phần cứng

Toàn bộ các thiết bị giữa các điểm cầu ở giải pháp này đều cần dùng chung 1 hệ thống thiết bị giống nhau thì mới có thể kết hối được. Hệ thống họp trực tuyến tại trụ sở chính sẽ dùng thiết bị đa điểm, các chi nhánh sẽ dùng thiết bị đơn điểm và kết nối với phần mềm tùy ý. Phòng họp online bằng hệ thống phần cứng cũng là giải pháp phòng họp chính phủ Việt Nam thực hiện trong các cuộc họp thường niên. Với giải pháo này các bộ trưởng, nguyên thủ quốc gia đều có thể tham gia họp, điều trần hay trả lời trực tiếp với các cử tri cả nước mà không cần đến trực tiếp tại địa phương, khu vực.

Ưu điểm của giải pháp này là có độ bảo mật cao, an toàn tuyệt đối cho dữ liệu cuộc gọi, chất lượng cuộc gọi tốt, không hạn chế người tham dự, đường truyền ổn định, ít xảy ra lỗi cục bộ do mạng kém và có thể kết hợp với phần mềm mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên hệ thống này cũng có một số nhược điểm như chi phí cao, để có chất lượng cuộc gọi tốt cần phải có đường truyền mạng tốt. Khi hệ thống họp trực tuyến kết nối với một hệ thống hop trực tuyến bằng phần cứng trực tuyến khác thì nó lại không liên kết được và các điểm cầu trực tuyến sẽ không thông tin hiệu với nhau do xung đột phần mềm.

Lắp đặt phòng họp trực tuyến bằng hệ thống phần mềm

Đây là giải pháp phòng họp thông minh được sử dụng phổ biến hiện nay. Chúng hoạt động trên nền tảng các phần mềm miễn phí như: Google Meet, Zalo, Zoom, Sky,… và được kết nối với các thiết bị như micro, loa, camera phòng họp, laptop, điện thoại để tham gia cuộc gọi. Ưu điểm của hệ thống này là đường truyền tốt, các phầm mềm được sử dụng miễn phí. Chính vì thế người dùng chỉ cần bỏ chi phí để đầu tư các thiết bị âm thanh phòng họp như: micro, camera và một số thiết bị điều khiển liên quan đến họp trực tuyến. Hạn chế của giải pháp này đó là tính bảo mật không được cao. Bên cạnh đó mọt số ứng dụng sẽ hạn chế số lượng người tham dự như hệ thống họp trực tuyến zoom bị giới hạn 100 người tham gia và cuộc họp chỉ kéo dài trong 40 phút.

Giải pháp họp trực tuyến qua Web/Cloud

Với giải pháp này người dùng chỉ cần đăng ký sử dụng dịch vụ hệ thống từ nhà cung vấp dịch vụ Cloud, nó sẽ đáp ứng được toàn bộ các tính năng của 1 hệ thống hội nghị online chuyên nghiệp. Người dùng chỉ cần trang bị lap top, PC, smartphone,… là đã có thể tham gia họp trực tuyến với đối tác, khách hàng ở bất kỳ đâu.

Giải pháp họp trực tuyến 2 điểm ( Point – to – Point )

Phù hợp với các tổ chức, doanh nghiệp có như cầu hội họp với các văn phòng và chi nhánh ở 2 nơi khác nhau. Với giải pháo này bạn có thể tổ chức họp với mọi quy mô khác nhau, số lượng giới hạn khoảng 2 phòng họp, không hạn chế số lượng người tham dự.

Giải pháp họp trực tuyến 4 điểm

Đáp ứng nhu cầu kết nối đa điểm đồng thời cùng một lúc của các tổ chức, tập đoàn, doanh nghiệp lớn có từ 3 – 4 chi nhanh hay văn phòng trở lên ở những địa điểm khác nhau.

Giải pháp họp trực tuyến 6 điểm

Giải pháp họp trực tuyến 6 điểm cho phép tổ chức, doanh nghiệp có thể kết nối trực tuyến cùng lúc 6 chi nhánh, văn phòng với nhau.

Giải pháp họp trực tuyến 10 điểm

Cho phép kết nối cùng lúc 10 chi nhánh, văn phòng cùng 1 lúc. Tuy nhiên để kết nối từ 10 điểm trở lên thì cần đầu tư thiết bị chất lượng, yêu cầu cấu hình cao hơn thiết bị chuyên dụng là MCU hay còn gọi là thiết bị điều khiển trung tâm.

Thiết bị cho phòng họp trực tuyến gồm những gì?

Để có thể setup phòng họp trực tuyến thì chúng ta không thể bỏ qua các thiết bị công nghệ, các thiết bị âm thanh cần sử dụng. Mỗi giải pháp âm thanh cho phòng họp sẽ sử dụng các thiết bị khác nhau. Ở bài viết này chúng tôi sẽ đề cập đến 2 giải pháp trực tuyến thông minh tiết kiệm chi phí nhất dành cho mọi đối tượng khách hàng.

Phòng họp online thông qua phần cứng

Để họp online thông qua phần cứng thì chúng ta sẽ cần chọn nhà cung cấp hệ thống sever và các thiết bị liên quan như: Bộ tương tác truyền thành. micro họp trực tuyến đa hướng hoặc mic họp trực tuyến không dây đơn hướng tương tác giữa các đại biểu điểm cầu bên này và các điểm cầu khác.

Bộ tương tác truyền hình trực tuyến

Thiết bị đầu tiên trong hệ thống này đó chính là bộ tương tác truyền hình trực tiếp. Một bộ tương tác truyền hình trực tuyến sẽ gồm có:

Codec : Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh, hình ảnh thông qua đường truyền.
Camera cho phòng họp trực tuyến để thu tín hiệu hình ảnh.
Microphone họp trực tuyến để thu tín hiệu âm thanh.
Remote dùng để điều khiển từ xa
Bộ nguồn và dây cáp đi kèm

Trong một số trường hợp, hệ thống phòng họp trực tuyến cần trang bị thêm MCU( Multi Control Unit) – thiết bị quản lý đa điểm. Tuỳ vào nhu cầu kết nối để chọn được bộ thiết bị họp trực tuyến cho phù hợp.

Đường truyền mạng

Hệ thống thiết bị họp trực tuyến hoạt động thông qua kết nối với đường truyền mạng. Vì thế để bắt đầu cuộc họp, chúng ta cần kết nối những thiết bị của mình với đường truyền mạng phù hợp. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc họp. Vì thế băng thông của đường truyền cần đảm bảo 1 số yêu cầu như đạt ít nhất 1Mbps để có độ phân giải full HD cho màn hình. Thêm vào đó, đường truyền trung tâm cần bằng tổng tốc độ đường tuyền của mỗi nhánh.

Màn hình hiển thị

Hình ảnh và nội dung cần chia sẻ sẽ được hiển thị trên màn hình ở các điểm cầu. Để có được chất lượng cuộc gọi chất lượng nhất thì nên dùng màn hình Led hoặc màn chiếu có độ phân giải cao như tivi, màn chiếu. Với nhiều năm kinh nghiệm lắp đặt hệ thống âm thanh phòng họp thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng tivi để có được hình ảnh hiển thị tốt nhất.

Một số thiết bị hỗ trợ khác

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như số người tham dự, kích cỡ phòng họp mà cần trang bị thêm một số thiết bị hỗ trợ khác như: loa hội nghị trực tuyến, webcam,…

Hội nghị trực tuyến thông qua phần mềm

Phần mềm

Một số phần mềm họp trực tuyến được lựa chọn sử dụng như: Zalo, phòng họp google meet, Zoom, skype, teams,….Thường thì các phần mềm này sẽ không mất phí, tuy nhiên để sử dụng các tính năng cao hơn, chất lượng hơn thì người dùng phải trả thêm phí theo nhu cầu sử dụng.

Camera họp trực tuyến

Camera là thiết bị dùng để thu tín hiệu hình ảnh. Thiết bị càng chất lượng thì chất lượng hình ảnh thu được càng cao. Trên thị trường hiện nay có các dòng camera họp trực tuyến hiện đại được trang bị tính năng tự động bám theo diễn giả dựa vào công nghệ nhận diện âm thanh. Tự động zoom cận cảnh để hình ảnh tự nhiên, chuyên nghiệp nhất.

Micro hội nghị trực tuyến

Micro là thiết bị không thể thiếu trong các buổi hội họp. Nó đảm nhận nhiệm vụ thu tín hiệu âm thanh cho phòng họp. Số lượng micro không cố định, có thể tăng giảm tùy váo diện tích phòng. Nếu như phòng họp có điện tích rộng thì sẽ cần nhiều mic hơn, để gần người tham dự để thu được rõ tiếng nhất.

Bộ điều khiển trung tâm

Bộ điều khiển trung tâm sẽ giúp vận hành hoạt động của các thiết bị trong hệ thống âm thanh phòng họp. Người dùng có thể sử dụng thiết bị này để bật tắt, giảm âm lượng và thực hiện cuộc gọi chính xác nhất.

Loa cho phòng họp

Thường thì các thiết bị cho hội họp trực tuyến thì luôn được tích hợp thêm loa micro họp trực tuyến để phát ra âm thanh. Tuy nhiên với phòng hợp có diện tích lớn thì âm thanh phát ra từ loa kèm mic sẽ không đủ để nghe được rõ ràng. Vì thế bạn cần đầu tư thêm hệ thống loa cho phòng họp tại các góc của phòng. Tùy vào diện tích, không gian phòng họp để setup hệ thống loa. Bởi không gian phòng họp cần được tận dụng tối ưu nhất nên hệ thống âm thanh cho phòng họp thường dùng loa treo tường và loa âm trần.

Amply, cục đẩy công suất

Với phòng họp có nhiều người tham gia, hệ thống loa không đủ phát ra âm thanh như mong muốn thì bạn cần dùng thêm các thiết bị giúp âm thanh phát ra loa tố nhất như amply hoặc cục đẩy công suất. Những thiết bị này có khả năng tái tạo và phát ta âm thanh tuyệt vời chắc chắn sẽ đem đến cho bạn âm thanh rõ ràng, chân thực nhất.

Đường truyền mạng

Tương tự như giải pháp họp trực tuyến bằng phần cũng thì họp trực tuyến bằng phần mềm nên cũng cần được truyền mạng tốt để có thể bắt đầu cuộc họp.

Màn hình hiển thị

Màn hình giúp hiển thị hình ảnh trong cuộc họp đa dạng hơn. Bạn có thể dùng ti vi, máy tính, điện thoại,…

Một số thiết bị khác

Ngoài những thiết bị trên bạn có thể sử dụng thêm các thiết bị khác như tai nghe, dây tín hiệu, remote,… để hỗ trợ, giúp thuận tiện nhất cho việc theo dõi và trao đổi khi họp.

Giá thiết bị phòng họp trực tuyến

Giá là yếu tố luôn là vấn đề được người dùng quan tâm khi mua bất kỳ sản phẩm nào kể cả hệ thống âm thanh phòng họp, âm thanh hội thảo. Với mỗi giải pháo âm thanh sẽ cố mức giá khác nhau nên khó có thể nói chính xác giá được. Giá sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như: số lượng thiết bị, thương hiệu, số điểm tham gia cuộc họp,… Giá của một bộ thiết bị họp trực tuyến sẽ dao động từ vài triệu tới vài trăm triệu. Vì thế cần xác định được nhu cầu cũng như diện tích của phòng họp để chọn được giải pháp tối ưu nhất.

Cách setup phòng họp trực tuyến

Xác định nhu cầu kết nối: Dựa vào quy mô, mỗi tổ chức, đơn vị cần xác định được nhu cầu và số lượng điểm kết nối để chọn được thiết bị phù hợp nhất. Một số mô hình kết nối chính đó là mô hình kết nối 2 điểm và từ 3 điểm trở lên.
Xác định mức ngân sách đầu tư: Mỗi doanh nghiệp sẽ có mức ngân sách đầu tư khách nhau. Chính vì thế cần xác định được ngân sách của mình là bao nhiêu để chọn được mô hình, giải pháp phù hợp nhất.
Xác định nhu cầu sử dụng: Cần xác định được nhu cầu sử dụng cụ thể là số người tham gia cuộc họp và số lượng thiết bị trong phòng họp. Với số người tham gia, phương án tối ưu nhất để tiết kiệm chi phí thì nên dùng các phòng họp trực tuyến zoom hoặc các phầm mềm miễn phí khác thông qua các phần mềm trên máy tính, laptop hay máy tính bảng để tham gia cuộc họp. Tuy nhiên với nhòm trên 10 người thì nên lắp thêm camera có độ phân giải cao, có khả năng quay toàn cảnh và sử dụng nhiều camera để quay ở nhiều góc độ và vị trí khác nhau.
Lựa chọn thiết bị: Khi đã xác định được nhu cầu thì tiến hành chọn lựa các thiết bị phục vụ cho phòng họp như số lượng và thương hiệu loa cho phòng họp, camera, micro cho phòng họp,…
Xây dụng mô hình và thực hiện demo: Khi đã chọn lựa được các thiết bị và tiến hành lắp đặt thì cuối cùng cần chạy thử để xem hệ thống hoạt động như thế nào. Thêm vào đó cần kiểm tra, đánh giá xem mô hình lắp đặt đã tối ưu chưa để rút kinh nghiệm, thay đổi sao cho phù hợp.

Hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến miễn phí

Sau đây là các bước sử dụng hệ thống họp trực tuyến:

Bước 1: Chuẩn bị phòng họp

Mỗi bên tham gia cần chuẩn bị nội thất, các thiết bị phòng họp đầy đủ như: tài liệu, văn bản, thiết bị trình chiếu, bàn ghế,…

Bước 2: Cài đặt phần mềm họp trên laptop

Để tiến hành họp trực tuyến miễn phí thì các tổ chức, doanh nghiệp cần dùng các phần mềm miến phí được thống nhất từ trước. Mỗi phần mềm sẽ có ưu nhược điểm khác nhau vì thế cần dựa vào nhu cầu và mục đích sử dụng để chọn được phần mềm phù hợp nhất. Một số phần mềm phổ biến nhất hiện nay như: Zoom, Google Meet, Skype,… Lưu ý là các đầu cần cần dùng chung một phần mềm.

Bước 3: Kết nối camera và micro họp trực tuyến vào laptop thông qua USB

Khi cài đặt phòng họp zoom xong thì tiếp theo cần kết nối với các thiết bị như micro, camera vào PC/laptop,… thông qua USB.

Bước 4: Mở các phần mềm họp trực tuyến miễn phí và tạo phòng

Khi mở phần mềm xong thì hãy đăng ký tài khoản và tạo phòng. Lưu ý khi tạo phòng cần nhờ ID cũng như mật khẩu phòng đã tạo. Copy URL để gửi cho những người sẽ tham gia vào cuộc họp.

Bước 5: Cấp ID và Password để mọi người có thể Join phòng

Để các thành viên có thể tham gia phòng zoom trực tuyến thì bạn cần cung cấp ID và pasword để mọi người có thể join vào phòng. ID và Password cần được bảo mật, không được chia sẻ với những ai không liên quan để tránh các trường hợp bảo mật thông tin và quấy rối trong cuộc họp.

Bước 6 Tiến hành cuộc họp

Khi đã hoàn thành xong các bước trên thì bạn có thể tham gia họp trực tuyến. Tuy nhiên nhược điểm của phòng họp zoom là giới hạn số lượng tham gia cuộc họp. Vì thế bạn có thể sử dụng các phần mềm khác trên zalo, teams,…

Một số lưu ý quan trọng khi lắp đặt hệ thống họp trực tuyến

Khi lắp đặ, setup hệ thống họp trực tuyến người dùng cần lưu ý một số vấn đề như:

Yếu tố nội thất

Để tiết kiệm chi phí thì phòng họp nên được thiết kế đơn giản, có đầy đủ trang thiết bị cần thiết như bàn ghế. Bạn có thể dùng bàn hình bán nguyệt hoặc hình oval để webcam họp trực tuyến dễ dàng quay được hết người trong phòng họp. Ghế nên chọn loại hế hội trường thông thường, hạn chế sử dụng ghế lưng tựa cao vì nó sẽ gây cản trở tầm nhìn của người phía sau. Nên thiết kế phòng họp theo hình vòng cung hoặc hình chữ U để mọi người đều có thể tập trung vào màn hình lớn, đảm bảo truyền đại được hình ảnh tốt nhất.

Hạn chế trang trí

Không nên hạn chế phòng họp rườm rà, càng đơn giản càng tốt. Bởi nó sẽ không gây khó khăn khi ghi hình. Đặc biệt là không nên đặt các khung kính trong phòng họp bởi chúng sẽ gây lóa, chói mắt, ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh. Hơn nữa việc hạn chế trang trí cũng giúp người tham dự mất tập trung khi họp.

Lựa chọn tông màu thích hợp

Không nên sử dụng các tông màu ực rỡ, gây chói mắt, phản chiếu ánh sáng khi trình chiếu. Bởi đây là họp trực tuyến đến mọi yếu tố đều ảnh hưởng đến kết quả hiển thị. Nên lựa chọn các tông nhạt, trung tính như màu be nhạt, nâu, ghi,… để đảm bảo hiển thị tốt nhất.

Mức độ ánh sáng cho phòng họp

Để ánh sáng cho phòng họp tốt nhất thì cần lựa chọn mức độ ánh sáng phù hợp. Nên tránh để ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera vì nó sẽ làm lóa mắt, ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh.

Bộ thiết bị phòng họp trực tuyến

Nên chuẩn bị đầy đủ thiết bị cần thiết khi tham gia họp online. Hãy test thử trước khi bắt đầu họp để đảm bảo chất lượng, tránh trục trặc trong quá trình họp trực tuyến. Với các thiết bị như micro, loa phòng họp, camera,… cần được thiết lập sẵn và đặt chúng ở vị trí luôn sẵn sàng khi sử dụng.

Khang Phú Đạt Audio – chuyên cung cấp, lắp đặt âm thanh phòng họp chuyên nghiệp

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực âm thanh, Khang Phú Đạt Audio đã tiến hành lắp đặt hàng nghìn hệ thống âm thanh phòng họp, hội nghị hội thảo, hội trường chuyên nghiệp cho các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp và được đánh giá cao. Chúng tôi tự tin là đơn vị cung cấp thiết bị âm thanh hàng đầu tại Việt Nam. Với mỗi không gian phòng họp khác nhau chúng tôi sẽ lên cấu hình, đưa ra giải pháp tối ưu nhất.

Nếu bạn đang có nhu cầu lắp đặt, setup hệ thống âm thanh phòng họp hãy liên hệ ngay với Khang Phú Đạt Audio nhé. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/24.